12.12.2012

Тендер на разработку электронного курса

Перед концом года тендеры стали особенно популярным видом деятельности у нас в офисе. После небольшой суматохи мы с коллегами научились готовить документы быстро и эффективно. Копии, формы, справки - все в папку и все готово. Но вот остается одна важная часть тендера - это содержание заявки. И пусть мы пишем по сотне таких предложений в год, мы все равно очень часто задумывается - а что именно хочет заказчик? 

Уверена, что и со стороны заказчика все совсем непросто (точнее не уверена, а знаю) - вот приходит вам 10 заявок. А сравнить их нельзя, потому что они все совсем разные, все увидели задачу по-своему. Так вот чтобы выбрать нужного подрядчика и поставщика, о том как вы будете его выбирать, стоит подумать заранее. 

Да, отделы закупок все чаще говорят, что критерий отбора “по цене” должен быть самым значительным (до 80% от общей суммы). Но цены у всех близкие и вполне можно получить 3-4 варианта с одинаковой ценой. А вот что будет внутри предложения? И как можно будет оценить качество предложения - вот тут нужно немного вопрос проработать.

 
1. Много работы нужно сделать до того, как вы объявите тендер (я тут вовсе не говорю про работу по согласованию тендера внутри компани). Нужно  провести всестороннюю и максимально полную оценку потребностей задолго до того, как начнете готовить документы для тендера. При объявлении тендера очень важно дать понять потенциальным подрядчикам, что именно вы хотите получить в результате. Если же вы сами пока не определились с тем, что вам нужно, сообщите об этом участникам тендера – тогда они смогут предоставить вам разные варианты реализации проекта на выбор. В этом нет ничего страшного. Но только помните, что вы можете не знать вариант разработки, у вас может не быть идей о сценарии, но вы не можете не знать целей проведения обучения и того, что вы хотите получить в итоге. 


2. Ваше объявление тендера должно содержать максимально точную и детальную информацию, которая позволит потенциальным участникам тендера понять, что именно от них потребуется. Если в объявлении будет только общая информация о компании из рекламной листовки и перечисление ее заслуг, то никакой пользы это не принесет. То же самое касается и примитивного перечисления целей общего характера – они только собьют потенциальных подрядчиков с толку, а вы в итоге можете получить контракт с подрядчиком, который даже не понимает, чего вы хотите.  


3. В анонсе тендера стоит объяснить, по какой причине возникла необходимость в обучении. В чем именно заключается проблема? У сотрудников нет необходимых знаний и/или навыков, или они по какой-то причине их не применяют в работе? От ответа на этот вопрос зависит очень многое, потому что обучить каким-либо навыкам и мотивировать к их применению, - это совсем разные вещи.  То, что вам предложат потенциалные испольнители будет именно на этом основано, решение делается под задачу;


4. Важно не только «почему», но и «зачем». Постарайтесь четко сформулировать цель: что именно должен уметь делать ваш сотрудник после обучения? Здесь не подходят глаголы «знать» и «понимать», лучше писать более конкретно, например: «сотрудники бухгалтерии должны уметь составлять сводные таблицы в Excel» вместо «сотрудники бухгалтерии должны знать офисные программы». 

5. Подробно опишите категории всех пользователей, которые будут работать с электронным курсом. Это поможет потенциальному подрядчику заранее понять, в каких рамках ему придется работать. Необходима вся возможная техническая и бытовая информация, начиная с операционной системы и версии браузера у будущего слушателя, заканчивая тем, как выглядит его рабочее место и сколько сотрудников сидит с ним рядом. 

6. О целевой аудитории нужно сообщить и другие сведения. Чем больше знает о будущих слушателях создатель курса, тем более эффективным будет обучение. В первую очередь  обратите внимание на эти вопросы:

  • Что сотрудники уже знают по данной тематике?
  • Проводилось ли уже обучение по этой и/или смежной тематике?
  • Придется ли проводить обучение с нуля?
  • Какой уровень знаний необходим для выполнения поставленных задач?

7. Если у вас есть конкретные пожелания относительно типа курса (например, интерактивный курс с кейсами, тренажер или просто хорошо представленный теоретический материал), дайте знать об этом потенциальным подрядчикам. Если же вы не уверены в том, какой тип курса больше подходит для вашей цели, об этом тоже лучше сказать – в таком случае участники тендера смогут предложить вам разные варианты, объяснив, почему именно такие типы курсов подойдут лучше всего. 


8. Расставьте приоритеты в задачах, разделив их на три категории: Обязательно (приоритет 1), Желательно (приоритет 2) и Было Бы Неплохо, Если Поместится (приоритет 3). Подобная иерархия поможет потенциальному подрядчику понять, на что стоит обратить внимание в первую очередь.
Также постарайтесь максимально подробно объяснить все специализированные термины, функциональные запросы и т.д. Не ограничивайтесь 3-4 словами, как это делают многие, а опишите все детально. Таким образом вы снизите риск того, что вас поймут неправильно (или не поймут вовсе), и вы потом потратите гораздо больше времени на исправление неизбежных ошибок из-за этого непонимания.


9. В еще одном разделе необходимо предусмотреть формат «вопрос-ответ». Вопросы ставите вы, а отвечает на них потенциальный подрядчик. В вопросах стоит затронуть технологии, технические требования, требования используемой системы, реализацию проекта, количество времени на реализацию проекта, пилотный запуск проекта; и т.д.Причем я лично думаю, что чем проще написаны вопросы, тем будут проще на них ответы. Представьте себе, что вы будете общаться с подрядчиком - что вы будете спрашивать, что вам будет интересно. 


10. И еще немного про документы. Не смотря на то, что вроде все требования по документам на тендеры похожи, у каждой компании все же есть пара свои особенностей. И при возникновении малейших проблем подрядчик будет звонить и писать именно вам.  Если вы хотите сэкономить и его, и свои время и силы, создайте простую инструкцию, в которой будут указаны необходимые для предоставления документы, копии, контакты, форматы, сроки и последовательность шагов.   

Я считаю, что тендеры, хоть и занятие весьма хлопотное, но полезное. Идеи тех подрядчиков, которых вы не отобрали, можно использовать для развития внутреннего творчества по разработке курсов ;)

1 коммент.:

Elena Tikhomirova комментирует...

Вот очень важное дополнение с FB:
От Andrei Dusmikeev: Могу еще добавить, что..
1) в правилах делового этикета и просто хорошего тона указывать точную дату подведения итогов и соблюдать ее;
2) а также потрудиться - прислать официальное письмо участнику тендера о его результатах.
Первого не придерживается более половины Заказчиков, второе правило вытекает из первого.. и 10-15% "молчаливых" портит настроение тем у кого запрашивали помощь..