К основному контенту

Время виртуальных конференций и время получать от них пользу

Я не люблю онлайн конференции. Хотя это странно - интровертам обычно проще у себя дома или на рабочем месте, никто не подойдет, говорить ни с кем не нужно. Но или уже сильно научилась быть в обществе, или просто эта часть интровертности мне не досталась. Не люблю именно выступать. Я люблю людей, аудиторию, глаза. Мне важно понимать, что кто-то записывает, кто-то снимает фото, а кто-то вышел в самом начале. И то и другое - важная обратная связь, которую я точно не получаю онлайн. А та, что получаю, не дает даже близко такого эффекта.

Но личные предпочтения это одно, а вот реальность в мире - другое. Если мы хотим работать, то в ближайшее время виртуальные, онлайн конференции будут занимать некоторую часть нашей жизни. И будут едва ли не единственным источником получения новых профессиональных знаний, общения и профессиональной социализации. То есть раньше можно было не особенно обращать на них внимание, потому что через месяц очное и большое событие, все там будем и там поговорим, а тут - нет, через месяц ничего не будет и не понятно, когда будет. Придется идти.

И раз уж все на самом все так серьезно, то нужно научиться делать 2 вещи:

  • проводить онлайн конференции;
  • участвовать в онлайн конференциях.

Второе может показаться очень банальным и простым. Но если положить руку на сердце, не так уж ответственно мы к этой задаче подходим. И запись обещаем себе потом посмотреть. И на звонки отвечаем. А потом все как-то смывается, не оставляя в итоге никаких впечатлений, даже в анкете нечего написать. Прослушал, в прямом и переносном смысле.

Далее - 2 набора рекомендаций, с обеих сторон виртуального события. Лонгрид.

Проведение виртуальных конференций.

1) Тайминг, тайминг и еще раз тайминг. Это мантра очного мероприятия, которая в онлайн режиме имеет еще большее значение. В зале всех видно, понятно, кто и куда пошел и можно хоть руками всех вернуть с затянутого кофе после задержавшегося доклада. Тут вернуть не получится. Разбежавшиеся участники это не только грусть организаторов: страдают спикеры, которым задают мало вопросов и никто не отвечает на их интерактив, страдают участники, потому что странно себя чувствует среди тех немногих, которые остались. И не понятно, за какой толпой идти - за той, что ушла или за той, что осталась.

Чаще всего тайминг слетает по вине спикеров. Простите меня, дорогие коллеги. Причины могут быть разные, но результат один - человек говорит сильно дольше, чем планировалось. Самое неприятное, что иногда его трудно прервать, потому что к концу выступления он только дошел до сути. И если остановить, то участники могут не получить того, зачем пришли. А потому никто не останавливает и программа едет. Иногда за такое достается следующему докладчику, потому что на нем пытаются сэкономить и уложить не в его время, а минут на 10-15 короче. В итоге получается уже 2 плохих выступления: одно длинное и размытое, второе - скомканное и непонятно. Потому что второй спикер не готовился на 15 минут, у него по плану 30, на лету все менять очень сложно.

Что делать?

  • С каждым спикером нужно проводить репетицию, пусть даже в сокращенном виде. Как правило, даже за 15 минут выступления понятно, сможет ли человек уложиться в запланированные 30. Лучше, конечно, послушать все целиком.
  • Смотреть количество слайдов (лучше во время репетиции). Если на 30 минут больше 20 слайдов, то скорее всего есть риск. Особенно если слайды информативные и насыщенные. Тут или сокращать или давать больше времени.
  • Прерывать. Даже если понятно, что ничего не понятно и все самое интересное будет дальше. Потому что лучше один плохой доклад, чем 2 или 3 подряд, потому что случился полный сбой программы.
2) Кто-то должен быть за главного. Нужен постоянный ведущий или модератор. Может быть их будет несколько, но работать они должны постоянно. Этот человек, который открывает, всех собирает, представляет спикеров и их же потом прерывает. Голосом, очень уверенно и жестко.

Отсутствие модератора делает конференцию безликой, у нее нет хозяина. Спикеры не понимают, когда именно им начать, потому что не понятно, нужен перерыв между докладчиками или нет. Они не понимают, слышно или нет, все ли работает. И в общем складывается впечатление, что вроде как ты куда-то врываешься, а тебя тут не сильно ждут. Спикера должны представить, он от этого говорит легче и комфортнее.

Модератор нужен и участникам, они тоже на него ориентируются. Нет нелепой тишины в эфире и нет момента, когда ты не знаешь, кто говорит, потому что у докладчика на слайдах ничего нет, представился он только по имени, а Викторов в программе 3.

Что делать?

  • Постоянный модератор с самого начала и до самого конца.
  • Модератор в эфире, его видно и слышно. В момент включения нового спикера в эфире 2 человека и один другому передает слово. В конце доклада - аналогично.
  • Модератор работает с вопросами: спикеру не нужно их читать, их выбирают и задают голосом. Или передают отдельным списком. В чате вопросы читать сложно, это очень сильно время съедает. Иногда еще не получается быстро прочитать, неточности и неловкие моменты как следствие.
  • Модератор работает с аудиторией. Опросы, разогревы, удержание внимания.
3) Спикерам нужен разогрев. На очном событии есть возможность пообщаться с коллегами за кофе, немного разогреться и начать активно говорить. Так или иначе, нужно пройти регистрацию, сообщить о своем прибытии организаторам и еще много слов, которые нужно сказать. Теперь представим себе, что у нас спикер весь день был один, ни с кем не говорил и тут мы его просим с места в карьер начать бодро и активно говорить. Может быть, но не всегда. От части в этом кроется причина задержек - спикер разогревается в процессе выступления.

Что делать?

  • Отдельная виртуальная комната для спикеров.
  • Выделенные пара человек, которые там спикера встречают.
  • 10-15 минут разговора перед выходом в эфир, небольшое повторение темы, если нужно. И бонусом - проверка связи и прочей техники.
4) Со спикерами хотят поговорить. И если это так, значит у вас хорошие спикеры и мероприятие удалось. Вопрос - это высшая степень проявления интереса. И именно на них экономят, как только тайминг слетает. Звучит фраза "Елена оставила нам свои контакты и будет рада, если вы все вопросы ей отправите на почту/мессенджер/facebook". Елена-то будет и правда рада, только в реальности до вопроса "в личку" доходит не больше 0,1% от всех слушателей на мероприятиях. И то - или запрос услуги или презентацию спросить. Потому что момент вопроса уже утерян. Задавать вопрос в общем потоке проще. Личный сформулировать, да еще и письмом отправить - сложнее. И у нас в культуре этого нет. Просто так написать и спросить.

А вопросы есть. И если зачем-то слушатели идут на конференции, так это за ответами на свои вопросы. Кому-то везет, ответ говорит спикер сам. Остальным нужно спросить, потому что это и есть обучение, развитие и все остальное, что происходит на конференции.

Что делать?

  • На вопросы и общение должно быть заложено много времени.
  • Если зал вопросы не задает, что бывает и нормально, вопросы задает модератор. Их готовят заранее.
  • Нужен чат общения со спикерами, который действует все время мероприятия и где спикеры есть и отвечают. А если их там нет, то модератор их найдет и ответ для участника получит.
5) Техника подводит. Это просто факт, можно сказать медицинский. Вчера спикер заходил, все работало, сегодня звука нет, картинки нет. Что-то обновилось ночью, что-то нажали не заметили, глюки тоже никто не отменял. Иногда отключают интернет в доме или перестает режим модема на телефоне. Большая часть проблем поправима, но требует времени. Время - это график, который уедет.

Бывают сбои у слушателей. Тут обычно причины понять нельзя, потому что люди бывают разные. Но вот памятку по устранению распространенных проблем сделать нужно. Небольшой документ с ответами на основные вопросы, которые могут быть у участников. Это помогает не писать в чате длинные инструкции и точно дает более точный ответ на вопрос.

Что делать?

  • Продумать потенциальные сбои: на стороне организатора и на стороне спикера и на стороне участника.
  • Сделать памятку по основным проблемам для всех (для себя тоже) и держать близко.
  • Подключения спикера начинать не менее чем за 30 минут до старта выступления (то есть в отдельной комнате). Тогда у вас будет время на маневр и на устранение проблемы.
  • Следующий спикер должен быть доступен, чтобы можно было оперативно поменять местами, если что-то не получилось (30 минут тут должно хватить).
  • Техническими проблемами спикера должен заниматься отдельный человек, чтобы модераторы не отвлекались и шли по графику.
  • Для всех потенциально негативных сценариев нужно продумывать вариант обхода, потому что всем участникам сложно объяснить, что "мы такого не ожидали".
6) За интерактив отвечает организатор. Докладчиков можно просить что-то подготовить. Можно даже настаивать и требовать. Но все состоится только в том случае, если ведет интерактив модератор/организатор. Закон жанра примерно следующий: чем меньше интерактива, тем меньше людей во второй половине мероприятия. Мало людей - спикерам сложно, общаться сложно. А запоминаем мы не то, что было в начала, а то, чем все закончилось. Как неудачная дорога домой может смазать картину самого прекрасного отпуска. Это поведенческая наука доказала. Конференция достаточно короткая, чтобы перекрасить плохим концом хорошее начало.

Потому нужно сделать так, чтобы людей было достаточно не только в начале, но и в конце. Удержать можно: интересным контентом, активной подачей и вовлечением. А также маркетингом, который шепчет на ушко, что чуть позже будет то, что пропустить нельзя.

Что делать?

  • План активностей для участников и спикеров как минимум на каждые 30 минут. Опросы, вопросы, диалоги. Все, что реально сделать на платформе.
  • Всю активность ведет модератор, спикеры помогают.
  • Постоянная поддержка интереса к тому, что будет дальше: рассказы о том, что еще будет интересного, показ связей между докладом сейчас и тем, что еще только будет (как развитие и продолжение).
  • Конкурсы и лотереи тоже работают, особенно если призы - ценные или приятные.

И еще пара выводов и советов.

  • Организация онлайн конференции требует столько же ресурсов, сколько и очная. У вас не будет монтажа площадки, заезда и техники, зато будет техника у каждого спикера, платформа для вебинаров и репетиции.
  • Команда нужна обязательно. Хотя бы 3-4 человека, у каждого своя роль.
  • Чем прозрачнее и проще написаны все инструкции для участников и спикеров, тем проще провести хорошее мероприятие.
  • Если ресурсов мало, инвестируйте только в то, что отразиться на содержании: репетиции, активность, тайминг.

Теперь переходим на другую сторону события. Быть слушателем или участником онлайн конференции тоже не так просто, как кажется. Потому что это только в мечтах мы сидим на удобном кресле с любимым чаем и внимательно слушаем. На деле все происходит иначе. При этом в текущем сезоне у нас может не быть других источников знаний и, самое главное, вдохновения и новых идей.

1) Событие нужно приоритизировать. Заранее и очень жестко. Вы бы не смогли пойти на встречи, если бы пошли на очную конференцию. Нужно найти способ быть здесь и сейчас. Это в том числе про осознанное участие.
  • В записи вы скорее всего ничего слушать не будете. Нет времени сейчас и синхронно, со всеми вместе, его не будет и потом. Нужно себе говорить правду.
  • Если вы понимаете, что готовы отвлекаться и не слушать, то нужно задать вопрос "Зачем мне вообще это нужно?". Может быть это просто импульс, страх что-то упустить?
  • Если вы решили идти, то это должно быть единственным приоритетом в этот день. Иначе нет смысла.

Да, если вы своего сотрудника или коллегу отправили на онлайн мероприятие, то не отвлекайте его в этот день. Его нет, он на конференции.

2) Зачем вам это нужно? Для каждого доклада, который вы собираетесь слушать, напишите себе ответ на этот вопрос. Зачем? Что вы там хотите найти? Это очень помогает с фокусом внимания и заставляет слушать до конца. Да, вы можете разочароваться и найти ответ на свой вопрос. Но это лучше, чем вообще ничего не услышать.

3) Настройтесь на позитив. Даже на самом простом и незамысловатом мероприятии можно найти много нового. Но нужно себе сделать правильные установки. Критика и негатив мешают не организатору, а участнику, потому что за негативными эмоциями ничего не видно и не слышно.

4) Банально, но факт - найдите себе тихое место, где вас не будут трогать. Уж если решили пойти, выключайте все напоминания и уведомления, надевайте наушники и проведите день для себя.

5) Старайтесь общаться. Задавайте вопросы, пишите комментарии, делитесь опытом.
  • Это вовлекает вас. Чем больше вы включены, тем проще запомнить и получить пользу.
  • Это удерживает внимание и вам не хочется уходить.
  • Это делает мероприятие вашим и активным, в конце дня вы почувствуете, что день прошел не зря.

В любом случае - нужно быть участником. Записывать, делать скриншоты, общаться с коллегами и забирать максимум возможного. Иначе - нет смысла тратить время и деньги.


Никто не знает, как все сложится дальше, но некоторое количество онлайн конференций нам точно придется провести и посетить. Может быть это будет совсем не малое количество. А потому важно делать хорошо и самим получать пользу. Даже если очень хочется встретиться лично.


Комментарии

Популярные сообщения из этого блога

Как использовать Телеграм в обучении?

На прошлой неделе с коллегами по e-learning провели очень интересный диалог о том, как можно использовать мессенджеры для обучения. Проводили диалог в чате, в Телеграме, а потому многие выводы получены на практике, особенно про удобство использования. Начну с удобства. Телеграм и все его аналоги - это удобно и неудобно одновременно. Для комфортной работы нужно несколько установок: От участника обсуждения не требуется моментальной реакции на все сообщения;  Я, как участник, не пытаюсь на все ответить сразу.  В противном случае начинает глаз дергаться от попытки все время читать и отвечать, совмещая общение с другими делами. У общения должна быть тема. Как мне кажется, тут может быть несколько вариантов:  есть тема для чата (например, как у нас была про использование телеграма) и чат такой доступен в течении дня. Есть вопросы для обсуждения, есть задача для решения и все над ней работают.  справочный чат: тут участников может быть много, все спрашивают всех (кстати, э

Как обмануть тест?

Создание хорошего теста - задача не менее сложная, чем создание самого курса. В учебных материалах по педагогичскому дизайну этому вопросу уделяется очень много времени. Неверно составленный тест - это потерянное время и создателя и учащегося, а главное - совсем не понятно, действительно ли человек что-то знает или ему просто повезло. Вот несколько способов, как можно обмануть тест. Из этих способов стоит сделать выводы, как не стоит проектировать тесты. 1. Если вы сомневаетесь, выбирайте вариант С. Разработчики тестов часто забывают о перемешивании вариантов. Следующий по популярности - вариант В. 2. Если сомневаетесь - выбираете самый длинный вариант. Опять же дизайнеры часто не могут укоротить правильные ответы, а вот с неправильными у них полная свобода действий. 3. Ответ "Все вышеперечисленное" скорее всего правильный, также как и "Ничего из вышеперечисленного", особенно, если нет очевидно правильных или неправильных. 4. Выбирайте ответы в середине.

Трендов не будет. Будут выводы.

Было время, когда в декабре и январе я старалась отловить все тренды нашей области. От экспертов, от пользователей. Потом обязательно писала сама, по мотивам и по собственным ощущениям. В какой-то момент остались только свои мысли, потому что в очередной раз говорить про геймификацию, мобильное, дополненную и все остальное - скучно. В этом году трендов вообще не будет. Будут выводы, потому что именно выводы, из реальной практики и наблюдений, могут дать нужное направление для размышлений и развития. Вывод #1. Обучение - это все-таки процесс.  Формат имеет значение, но это не главное. Может быть и увлекательно и скучно, и мобильно и очень даже стационарно. Главное - чтобы было долго. Точно больше одного раза. Поведение не меняется по щелчку пальцев, от одного курса на 40 минут, от одного тренинга на 1 день. Единственный результат, который нам нужен - изменение поведения. И еще изменение ментальной модели и установок. По сути - слушатели должны начать делать иначе и думать иначе (ч