Как сэкономить на разработке курса с помощью дополнительных затрат?

Естественное желание любого заказчика - сэкономить. Не важно, что именно мы заказываем, кухню, встроенную мебель, озеленение участка или электронный курс. Даже при достаточном бюджете никогда не хочется потратить его целиком. А если есть финансовые ограничения, то нужно не только вписаться в ту сумму, которая доступна, но и получить за нее максимальный результат. Это нормально, если мы внимательно относимся к деньгам.

Заказчики электронного курса зачастую хотят сразу увидеть финальную стоимость разработки. Кто-то готов работать по часам, но пока это редкость (хотя это привычная схема для американского и европейского рынка). В процессе выбора поставщика определяется точная сумма, она вносится в договор. Превышение - процесс неприятный для обеих сторон, требующий согласования и большого количества действий. Оно же, превышение, вызывает ощущение недоверия - вроде как не правильно посчитали, обманули, хотят что-то дополнительно получить.

Такой же неприятный эффект возникает от изменения облика проекта. Хотели более сложный и интересный, а получилось слишком просто и, может быть, не очень качественно. Должно было быть коротко и емко, получилось длинно и размыто. Нужно было быстро, а делали полгода.

Есть некоторое количество типовых сценариев, которые могут возникнуть при разработке курса:

1. На момент заключения договора и обсуждения задачи было одно количество материала. Приступили к разработке, материала стало больше. Причем часть - очевидно нужна и выкинуть ее нельзя. Бюджет заложен неверно. Или подрядчик будет работать в убыток (и проект будет заведомо некачественным) или будет увеличение бюджета. Скорее всего будут другие сроки. То есть проект не уложится в те рамки, которые запланированы по всем параметрам.

2. На старте было одно представление задачи. Оно сформировалось на основе доступного на тот момент материала и общения с теми, кто принимал решение о разработке курса. После начала работ появляется эксперт (он в выборе решения участия не принимал), дополнительные материалы и вводные. Первоначальное решение больше не подходит, нужно другое. Например, планировали только теорию и тесты, а нужен практикум. Или же планировали один курс, а нужно несколько с разным уровнем материала. Выбранная команда такое решение может не реализовать. Или же разработка будет дольше и/или дороже. Снова сроки - они тоже могут измениться и нарушить все планы внутри компании.

3. Выбрали подрядчика, с которым никогда не работали. Например, потому что ниже цена. Опыт взаимодействия неприятный. Не потому, что люди плохие, а потому что просто вы не сошлись характером. Нет совместимости. Вместе что-то делать неприятно. Это увеличивает время на коммуникацию, создает ненужные задержки.

4. Выбрали очень приятного подрядчика, с которым очень приятно общаться и работать. Но он не может реализовать ту задачу, которая нужна компании. Другая квалификация, другая точка зрения. Проект будет создаваться дольше, с трудностями и потенциально испорченными отношениями.

5. В процессе разработки курса возникает много уточнений, дополнений и изменений, которые меняют и облик и объем курса. Причина изменений - в отсутствии первоначального понимания, что именно должно быть. Покупали идею, а не наполнение и реализацию.

6. Разработка курса нужна была быстро и оперативно, для решения задачи бизнеса. После старта оказалось, что материала очень много и нет принципа сокращения, не понятно, что можно убрать, а что нет. Сам процесс согласования занимает много времени, процесс разработки откладывается, курс создается намного позже.

Эти ситуации простые. Таких много. Все приводят не только к разочарованиям, но и проблемам с бюджетом и с запуском проекта. Еще - к неприятным разговорам с внутренними заказчиками и с руководством. Но самое главное - это потеря основных преимуществ e-learning: не быстро, не точно под задачу и потребность, и очень дорого.

В одной книге братьев Хиз есть пример про некоммерческую организацию, которая занималась разработкой устройства для отслеживания активности детей. Нужно было сделать дизайн такого устройства. Руководитель должен быть сделать выбор из 9 компаний, которые могли сделать такую работу. Он выбрал 5. И сразу со всеми начал работать. Казалось бы, это должно было увеличить бюджет проекта. Но оказалось, что все ровно наоборот.

Для электронных курсов такой процесс называется предпроектной подготовкой. Или анализом задачи обучения. Эта работа выполняется до того, как начинается разработка, сценарий, графика, сборка.

Анализ задачи обучения позволяет понять:

• Чему именно нужно учить - это дает возможность определить, что включать в курс, а что нет. Но теперь это не просто предположения, а конкретные контейнеры для материала: для этого навыка нужны такие-то знания. Это единственный способ сокращать материал обдуманно.
• Как можно научить тому, чему нужно нужно научить - какая практика нужна, какие задания, сколько их должно быть. Это позволит сформировать точный образ курса, что в нем должно быть.
• Целевая аудитория - что они знают, что делают, чего не знают и что не могут сделать. Это глубина материалов курса, особенность практики, тип заданий. Это также способ определения размера и облика курса и его особенностей.

В процессе предпроектной подготовки идет работа со всеми участниками проекта. Становится понятно видение экспертов и заказчиков обучения. Общее представление по проекте получается еще до его старта, а не формируется на ходу.

Заказчик понимает, насколько комфортно ему работать с подрядчиком или с разработчиком. Может быть дальнейшие шаги будет делать кто-то другой, может быть даже несколько человек. Видны особенности, как лучше взаимодействовать. Переход к основному проекту происходит уже осознанно, с пониманием сильных и слабых сторон обоих участников. Подрядчик тоже понимает заказчика и может гораздо точнее попасть в потребности и видение.

И получается точный расчет. После качественной подготовки бюджет можно оценить практически до копейки. И скорее всего он будет ниже, потому что неизвестных мало, никто не закладывает лишние риски. Общие затраты на проект становятся на самом деле меньше. Сроки соблюдаются, обучение запускаются вовремя, обучение работает на задачи компании.

Чем выше уровень неопределенности, тем дороже проект. Неопределенность порождает лишние движения, лишние разговоры и много дополнительных расходов. Потому что нет системы и точного понимания, что именно должно быть. Более того, именно неопределенность не дает всем участникам оперативно принимать решения, потому что нет понимания, что именно будет работать. Анализ задачи обучения и все остальные этапы предпроектной подготовки неопределенность снижают, все прозрачно и понятно.

Потребуется не дополнительный бюджет, а дополнительное время. На проект с предпроектной подготовкой нужно закладывать больше времени, заранее начинать. Но все это дает большую экономию потом. И проект получается своевременным и комфортным.